Автоматизация в бизнесе - инновация, работающая на перспективу

Бумажная волокита, к сожалению, пока ещё встречается во многих сферах человеческой деятельности. Согласовать, подписать, потом не забыть оплатить и выставить счет за оказанную услугу. Эти операции знакомы менеджеру любого звена. Для того чтобы сократить время на все эти операции в банках и иных предприятиях, работающих с населением, вводят систему "одного окна". А как эта система будет выглядеть в делопроизводстве?
Для руководителей компаний, заинтересованных в увеличении показателя прибыльности своей компании, которые смотрят далеко вперёд и работают на будущие успехи, сегодня существует автоматизация процессов делопроизводства http://www.evfrat.ru/about/business-automate/ . Это инновационный подход к организации деловых процессов внутри отдельно взятой компании. Как эта система работает? За счет применения свободных и жестких маршрутов движения документов, которые создаются и редактируются в удобном графическом редакторе. Иными словами, в единое целое связываются процессы согласования и обработки документов, а также выдача поручений и контроль их выполнения и мн. другое.

Однако нагляднее будет привести образец работы компании, в которой уже внедрили и активно используют автоматический документооборот. Рассмотрим один день работы консалтингового агентства. В течение дня сюда поступает несколько тысяч писем, тысяча факсимильных отправлений и столько же писем, поступивших на электронную почту. Все они требуют рассмотрения в течение рабочего дня. В данном случае, установлена автоматизированная система, состоящая из 3-х основных частей.

Первая часть подразумевает предназначенный для консалтингового агентства документооборот. Поток входящих документов сканируется с проставлением технических штрих-кодов, исходящая корреспонденция и фирменные документы - контролируется отдельно. Также, внедрена электронная архивация документов, благодаря чему в системе единовременно может храниться несколько миллионов документов. В этой части системы документы автоматически регистрируются и доводятся до непосредственных исполнителей, без участия директора, есть возможность контролировать сроки выполнения работ и, в случае необходимости, быстро найти нужный документ.

Вторая часть системы отвечает за поддержку основной производственной деятельности компании. Здесь хранится и ведётся картотека клиентов агентства и объектов собственности, автоматически по заданным параметрам формируется исходящая документация и выставляются счета для оплаты контрагентам.

Третья часть связана с блоком, без которого не обойтись ни одной компании - бухучет. Расчеты с партнерами происходят автоматически. За каждый день и по итогам месяца формируются итоговые отчеты, которые взаимосвязаны с бухгалтерской учетной системой. Кроме того, учитываются формы оплаты по банковскому переводу и по чеку, прописан механизм инкассации денежных средств. А также, для удобства работника на этом участке, функционирует система напоминания об оплате всех счетов консалтингового агентства.