Учитываем и списываем талоны на бензин

В связи с отсутствием условий для хранения топлива бюджетные учреждения закупают талоны на бензин. Чтобы помочь бухгалтерам разобраться в вопросах учета этих талонов и документального оформления операций, связанных с ними, мы подготовили данную консультацию.
Учет талонов на бензин в кассе учреждения
Прежде всего следует отметить, что талоны на бензин являются бланками строгой отчетности. Учет их в бюджетном учреждении ведется по типовым формам первичного учета бланков строгой отчетности, утвержденным приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67 (далее – Приказ № 67). Данным приказом предусмотрено ведение Приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности типовой формы № СЗ-1 и Приходно-расходной книги по учету бланков строгой отчетности типовой формы № СЗ-2.
Учитывая что талоны на бензин являются денежными документами, их учет должен осуществляться на субсчете 331 «Денежные документы в национальной валюте» и одновременно на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета». Обычно денежные документы учитываются и хранятся в кассе бюджетного учреждения, но отдельно от денежных средств.
При поступлении и выдаче из кассы талонов на бензин оформляются соответственно Приходный кассовый ордер типовой формы № КО-1 (приложение 2 к Положению о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637, далее – Положение № 637) и Расходный кассовый ордер типовой формы № КО-2 (приложение 3 к Положению № 637).
На ордерах в правом верхнем углу ставится штамп «фондовый» или делается такая же надпись от руки красным цветом. Данные о выданных и полученных талонах на бензин вносятся в кассовые ордера в денежном выражении. Учет этих операций ведется отдельно от операций с денежными средствами. То есть регистрация и нумерация приходных и расходных фондовых ордеров осуществляется отдельно от регистрации и нумерации документов, которыми оформляются операции с наличностью, а именно – в конце Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов типовой формы № KO-3 (приложение 4 к Положению № 637), на отдельных листах.
При поступлении талонов в кассу материально ответственное лицо обязательно проверяет фактическое наличие талонов и соответствие данных о них в документации (накладная, акт приема-передачи). В случае выявления недостачи талонов во время их приема в кассу специально созданной приказом руководителя учреждения комиссией составляется (в двух экземплярах) Акт проверки наличия бланков строгой отчетности типовой формы № СЗ-4, утвержденной Приказом № 67. В нем указывается количество талонов, которых нет в наличии, их серии и номера бланков. Один экземпляр акта направляется поставщику для выявления причин расхождений и принятия мер.
В полной версии статьи так же рассмотрены следующие вопросы: учет талонов, выданных водителю, бухгалтерский учет операций с талонами, так же показано заполнение приходного и расходного кассовых ордеров. Материал взят из номера "Баланс-Бюджет" №40. http://balance.ua/balans_budget/detail.php?ID=54894