Все о командировках по Украине

Направление работников в командировку – процедура довольно хлопотная. Поэтому у бухгалтеров часто возникают вопросы о продолжительности командировки, выплате аванса, оформлении документов, подтверждающих состав расходов, налогообложении и т. п. На эти и другие вопросы мы ответим в данной консультации.
Документальное оформление
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения не по месту его постоянной работы. Следовательно, в командировку можно направить работника, состоящего с предприятием в трудовых отношениях (в т. ч. совместителя). Лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, в командировку не направляют.
Командировка оформляется приказом руководителя, в котором указывается:
• пункт назначения;
• название предприятия либо организации, куда командируется работник;
• срок и цель командировки;
• другая информация (о выплате аванса, маршруте передвижения в случае командировки в несколько населенных пунктов, размере суточных, условиях пребывания в командировке и т. д.).
Напомним, что с 22.07.11 г. выдавать командировочное удостоверение не нужно, поскольку приказ ГНАУ от 28.07.97 г. № 260, которым была утверждена форма такого удостоверения, утратил силу на основании приказа Минфина от 21.06.11 г. № 738. Налоговый кодекс (далее – НК) также не требует оформления такого удостоверения для подтверждения расходов при определении объекта обложения налогом на прибыль. Командировки, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, с целью налогообложения целесообразно подтверждать документами, доказывающими эту связь. В частности (но не исключительно), это могут быть:
• приглашение стороны, принимающей командированного;
• заключенный договор либо контракт;
• другие документы, устанавливающие либо удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения;
• документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах и прочих мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с деятельностью предприятия.
Отметим, что предприятие должно предоставить командированному работнику копию приказа о командировке, поскольку это освободит последнего от уплаты туристического сбора в городах, где такой сбор установлен (абзац «б» пп. 268.2.2 НК).
Расходы на командировку
Обязательно ли предприятию выдавать работнику аванс на командировку?
Этот вопрос часто возникает перед бухгалтерами. Отметим, что обязанность по обеспечению работника средствами для осуществления текущих расходов во время служебной командировки предусмотрена п. 5 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59. Однако с 11.04.11 г. положения данной Инструкции распространяются только на предприятия, которые полностью либо частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Для других предприятий на сегодняшний день ни одним нормативно-правовым актом обязательная выдача аванса командированному работнику не предусмотрена.
Если аванс не выдавался, то предприятие согласно ст. 121 КЗоТ обязано возместить работнику расходы, понесенные во время командировки, после его возвращения из командировки при условии представления им Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, форма которого утверждена приказом ГНАУ от 23.12.10 г. № 996 (далее – отчет), и подтверждающих документов.
Если же в соответствии с коллективным договором либо приказом руководителя работнику выплачивается аванс, то предприятию целесообразно составить смету расходов на командировку. При составлении сметы учитывается стоимость проезда к месту назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения и суточные за время пребывания в командировке.
Размер суточных для небюджетных предприятий законодательством не установлен, поэтому каждое предприятие имеет право установить их размер самостоятельно. Однако предприятия – плательщики налога на прибыль при определении «налоговых» расходов, должны учитывать ограничения, установленные пп. 140.1.7 НК. Согласно этому подпункту при определении налогооблагаемой прибыли к составу расходов можно относить суточные (в пределах Украины) в размере не более 0, 2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января текущего года, в расчете за каждый календарный день такой командировки (в 2012 году эта сумма составляет 214, 60 грн.).
Составление сметы расходов не обязательно, но чтобы у контролирующих органов не возникало лишних вопросов о размере аванса, рекомендуем ее составлять и оформлять как приложение к приказу о командировке:
Сроки выдачи аванса определяются самим предприятием, но согласно рекомендациям, изложенным в письме НБУ от 08.07.04 г. № 11-113/2295-6866, такая выдача не должна осуществляться ранее даты подписания руководителем приказа (распоряжения) о командировке. Аванс может быть выдан наличными либо перечислен в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Обратите внимание: запрещено выдавать аванс работникам, не отчитавшимся за денежные средства, ранее полученные в подотчет (п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637). За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок.
Также в полной версии статьи рассмотрены следующие моменты: порядок отчетности, бухгалтерский учет и налогообложение (налог на прибыль, налог на доходы физических лиц). Материал взят из журнала «Баланс-Агро» №28. http://balance.ua/Agro/detail.php?ID=52030