Штатное расписание и налогообложение прибыли

Для того чтобы сегодня выполнить требования налогового законодательства, предприятию следует уделять повышенное внимание хозяйственному документообороту. В частности, для целей налогообложения прибыли необходимо разработать и внедрить целый ряд документов, в том числе по разным направлениям учета. Например, по формированию расходов предприятия, по калькулированию себестоимости готовой продукции, по организации оплаты труда и др.
При этом для каждого такого направления можно либо составлять отдельный учетно-распорядительный документ, либо в одном документе регламентировать несколько направлений учета. Об одном из документов предприятия, а именно о штатном расписании, и его универсальных возможностях для учета расскажем в консультации.
Общие положения
Предприятие может самостоятельно разработать и внедрить «под себя» бесчисленное множество различных внутренних регламентирующих документов. Но при этом существует ряд документов, которые должны действовать на предприятии в обязательном порядке.
Одним из таких обязательных документов как раз и является штатное расписание. В ст. 64 Хозяйственного кодекса (далее – ХК) четко сказано, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и составляет штатное расписание. Минтруда еще более категорично и считает, что отсутствие на предприятии штатного расписания является нарушением трудового законодательства (письмо от 27.06.07 г. № 162/06/187-07, далее – Письмо № 162).
Правда, помимо ХК никакими другими законодательными документами составление штатного расписания не предусмотрено. Более того, нигде в законодательстве не приведено определение этого термина. Из информации в юридическом словаре узнаем, что штатное расписание – это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание содержит названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.
Следовательно, штатное расписание – это организационно-распорядительный документ предприятия, в котором отражается его организационная структура, перечень должностей с указанием их количества и размера оплаты.
Заметим, что наличие штатного расписания выгодно самому предприятию, и вот по каким причинам:
• документ служит основой организации труда, ведь здесь отражают структуру предприятия, тарифные разряды, должностные оклады;
• штатное расписание наглядно отражает все необходимые позиции по персоналу и по оплате труда, что удобно для кадровой и бухгалтерской службы;
• именно на основании штатного расписания (и других внутренних документов) работодатель принимает соответствующие решения по персоналу: о приеме, переводе на другую работу, повышении должностных окладов, тарифной ставки и пр.;
• документ ограничивает объем работы по составлению должностных инструкций, поскольку их составляют только для должностей, указанных в штатном расписании;
• когда возникает необходимость в сокращении штата, то определить, какие должности подпадают под сокращение (и соответственно отчитаться перед службой занятости) без штатного расписания проблематично. Также без этого документа невозможно принять работника на вакантное место, поскольку вакансии также определяют на основании штатного расписания.
Форма и содержание штатного расписания
Поскольку законодательно не определено, что представляет собой штатное расписание, то и типовая форма для него не установлена.
Правда, для бюджетных организаций такая форма существует (утверждена приказом Минфина от 28.01.02 г. № 57). На практике именно этой формой пользуются (или берут ее за основу) и коммерческие предприятия.
Как правило, в штатном расписании указывают:
• наименование структурных подразделений, должностей, профессий, а также коды профессий. Обратите внимание: наименование должностей и профессий должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003: 2010. При этом можно использовать производные названия должностей (например, заместитель директора, старший менеджер), полный перечень которых приводится в приложении В Классификатора. Кроме того, в штатном расписании следует указать все должности, которые могут занимать как основные работники, так и совместители;
• количество штатных единиц. Отметим, что предприятию следует рассчитать оптимальную штатную численность работников. Как правило, ее устанавливают исходя из объемов работ (услуг), выполняемых предприятием. Также можно воспользоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222;
• должностные оклады или тарифные разряды для рабочих. При этом в штатном расписании могут быть утверждены одинаковые наименования должностей, но с различными должностными окладами или для одной должности установлены разные оклады. То есть для одной должности может устанавливаться вилка по оплате, например в зависимости от квалификации или стажа работы и т. д.;
• месячный фонд заработной платы.
Дополнительно в штатном расписании можно указать систему оплаты труда для разных категорий работников (повременная, повременно-премиальная, сдельная, сдельно-премиальная и др.), а также надбавки и доплаты, установленные разным категориям работников (например, за совмещение профессий, водителям за классность и пр.).
Ввод в действие и внесение изменений
Штатное расписание тесно связано с планированием финансово-хозяйственной деятельности предприятия, которое, как правило, осуществляется на календарный год. Поэтому и штатное расписание чаще всего утверждается тоже на календарный год. Как правило, оно вводится в действие в начале отчетного года приказом руководителя предприятия. Приведем формулировку из такого приказа:
«...ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить штатное расписание на 2012 год с численностью 22, 5 штатной единицы и месячным фондом заработной платы 32 400 грн.».
Если возникает необходимость в увеличении числа штатных единиц (например, при увеличении объемов работ) или в изменении наименований должностей, размеров должностных окладов и пр., то в штатное расписание (на основании приказа руководителя) вносят соответствующие коррективы. При этом изменять штатное расписание можно столько раз, сколько раз в этом будет необходимость. Правда, если изменений много (например, меняется структура предприятия, ликвидируются или создаются подразделения, изменяются наименования большого количества штатных должностей), то проще изложить штатное расписание в новой редакции.
Обратите внимание: если изменения в штатном расписании затрагивают интересы работников, например меняются оклады, тарифные разряды, размеры доплат, это считается изменением существенных условий их труда. О таких изменениях работники должны быть предупреждены не менее чем за 2 месяца (ст. 32 КЗоТ).
В расширенной версии статьи даны ответы на вопросы, которые наиболее часто возникают на практике. Например, такие, как:
• если никаких изменений в штатном расписании не было и не планируется, надо ли утверждать его каждый год?
• можно ли на период испытательного срока выплачивать работнику оклад меньше, чем установлено штатным расписанием для этой должности?
• требуется принять работника на должность, которая не предусмотрена штатным расписанием предприятия. Как следует поступить в такой ситуации?
• роль штатного расписания в налогообложении прибыли.
Материал взят из номера журнала «Баланс-Агро» №11. http://balance.ua/Agro/detail.php?ID=47003

ИКК "Баланс-Клуб"
Адрес: Украина, 49047, г. Днепропетровск, переулок Станкостроительный, 4
Телефон/факс: (056) 370-44-25.