Организация архива документов на предприятии

Если документы хранятся на территории предприятия, вы имеете доступ к ним в любое время. Также вы можете не переживать за конфиденциальность информации. Если документы хранятся в сторонней компании, за это необходимо платить, при хранении же их на своей территории это будет бесплатно. Однако и организовывать архив в этом случае вам придется своими силами. А это значит - обучать всех сотрудников работе с документами и давать им дополнительные обязанности, либо нанимать архивариуса. Так что затраты на обработку документов в любом случае будут. Кроме того, документацию необходимо хранить в определенных условиях, а значит, вам придется покупать стеллажи, папки, короба, продумывать систему каталогизации, позаботиться о пожарной безопасности.

Если вы обращаетесь в специализированную компанию, которая занимается организацией архивов, вам могут предложить и хранение архивов документации здесь. Это означает, что ваши бумаги хранятся на специально организованном складе в условиях, полностью соответствующих всем официальным требованиям. Компания также гарантирует полную защиту от утраты бумаг вследствие пожара или затопления. Ее сотрудники возьмут на себя все работы по организации и текущему обслуживанию архива, а так как они на этом специализируются, то сделают это гораздо быстрее и качественнее, чем работники других специальностей. Если какой-либо документ вам потребуется, его доставят вам в короткие сроки. Некоторые руководители предприятий переживают за содержимое документов, которое может являться коммерческой тайной или охраняться законом о персональных данных. Однако архивные компании обязуются сохранять конфиденциальность. Все ваши документы хранятся в коробах, промаркированных специальным образом, и установить принадлежность их к той или иной компании без специального доступа невозможно.

Какие дополнительные услуги предлагают архивные компании? Вы можете попросить разобрать и привести в порядок ваш архив, даже если он находится в очень запущенном состоянии. Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить при помощи специального оборудования, чтобы не тратить время и деньги на их обработку и хранение. Вам также могут помочь с организацией электронного архива, что очень актуально в наш век высоких технологий и заботы об экологии.

Таким образом, обращаясь в архивную компанию, вы получите работающий архив в оптимальном состоянии, снимете с себя значительную часть забот о документах, а также гарантированно защитите себя от штрафов в случае проверок контролирующих органов, ведь все ваши бумаги всегда будут в полном порядке.