Авансовый отчет - важный элемент отчетности

Список подотчетного персонала в каждой компании определен приказом, завизированным ее руководством. В нем содержатся сроки и цели, на которые выделяются финансовые ресурсы плюс точные суммы. Сотрудники, отправляемые в командировку, на руки получают деньги после подписания приказа.

Наличные получают через кассу предприятия. Бухгалтер составляет расходный ордер, а деньги выдают в кассе. Когда образовался излишек, он вносится в кассу, но уже через "приходник". Когда деньги получены и потрачены, то встает вопрос, как правильно отчитаться. Для этого работнику требуется представить авансовый отчет - специальный документ, имеющий стандартизированный формат.

Отчет сдается в 1-ом экземпляре. Его нужно предоставить не позднее 3-х дней с момента окончания срока, на который выдавался аванс или когда командировочный вернулся. Отчет сдается сотруднику бухгалтерии. В качестве приложения к отчету служит вся документация, доказывающая расходы.

Отчет необходимо сделать правильно. В противоположном случае сотрудник будет обязан отдать взятые средства в полном объеме. Сейчас, кстати говоря, существуют онлайн сервисы, помогающие легко и корректно занести данные в эту форму. После того, как бухгалтерия проверила точность заполнения, отчет поступает на визирование главой компании.

После прохождения этой стадии можно списывать аванс и произвести конечный расчет с ответственным лицом. Если в итоге образовался перерасход, то его сумму полагается возместить работнику. Для этого также нужен расходный ордер. А деньги по нему получают в кассе.