Документы об образовании: учитываем и списываем правильно

Актуальность вопросов учета документов об образовании особенно усиливается в конце учебного года. О том, что относится к документам об образовании, как правильно учитывать их поступление и выбытие, в частности, в общеобразовательных учебных заведениях, мы расскажем в данной консультации.
Документы об образовании в общеобразовательных заведениях
Приказом МОН от 10.12.03 г. № 811 утвержден Порядок заказа, выдачи и учета документов об образовании государственного образца (далее – Порядок № 811). В п. 1.3 данного Порядка определен перечень документов государственного образца, изготовляемых на основе фотокомпьютерных технологий.
К таким документам, в частности, относятся:
• свидетельство о базовом общем среднем образовании;
• свидетельство о базовом общем среднем образовании с отличием;
• аттестат о полном общем среднем образовании;
• аттестат с отличием о полном общем среднем образовании (для выпускников, награжденных серебряной медалью «За достижения в учебе»);
• аттестат с отличием о полном общем среднем образовании (для выпускников, награжденных золотой медалью «За высокие достижения в учебе»).
Согласно п. 2, 3 постановления КМУ от 30.03.11 г. № 309 МОНмолодежьспорта является главным распорядителем бюджетных средств на изготовление вышеуказанных документов, а также бланков приложений к свидетельству о базовом общем среднем образовании и приложений к аттестату о полном общем среднем образовании; свидетельств об окончании специальной общеобразовательной школы (для детей, имеющих недостатки в физическом или умственном развитии); бланков похвальных листов «За высокие достижения в учебе» и похвальных грамот «За особые достижения в изучении отдельных предметов»; золотых медалей «За высокие достижения в учебе» и серебряных медалей «За достижения в учебе».
Следовательно, общеобразовательные учреждения получают указанные документы для выдачи их выпускникам и не несут расходов на их приобретение.
Бухгалтерский учет документов об образовании
Согласно разд. IV Порядка № 811 документы об образовании, перечисленные в п. 1.3 Порядка № 811, являются документами строгой отчетности, что влияет на особенности их отражения в бухгалтерском учете.
Поскольку, как уже отмечалось, на приобретение данных документов образовательные заведения не осуществляют расходов, их поступление и выдача отражается в забалансовом учете, в частности на забалансовом счете 08 «Бланки строгого учета» (согласно Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Порядку его применения, утвержденным приказом Главного управления Госказначейства от 10.12.99 г. № 114). Так, при поступлении указанных документов об образовании делается запись по Дт счета 08, а при списании – по Кт данного счета.
Учитывая то, что документы об образовании являются документами строгой отчетности, учет их осуществляется по номерам, количеству и стоимости. Хранятся они в кассе учебного заведения как денежные документы в сейфах, металлических шкафах или специально оборудованных помещениях (п. 4.5 Инструкции по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 16.12.03 г. № 242).
Документы об образовании выдаются материально ответственным лицом лично получателю или уполномоченному лицу, о чем делается запись в книге учета выданных документов об образовании и приложений к ним. По итогам выдачи составляется акт о списании (выдаче) документов строгой отчетности. Поскольку формы акта на списание документов об образовании законодательством не утверждены, учреждение может использовать типовую форму № С3-3 «Акт на списание использованных бланков строгой отчетности», утвержденную приказом Минстата от 11.03.96 г. № 67.
Записи о движении средств на забалансовом счете 08 производятся в мемориальном ордере № 16, форма и порядок составления которого утверждены приказом Госказначейства от 27.07.2000 г. № 68.
Итоговые показатели мемориального ордера № 16 переносятся в книгу «Журнал-Главная» и отражаются в квартальной и годовой отчетности в разделе «Расшифровка забалансовых счетов» формы № 1 «Баланс» (приложение 1 к Порядку составления финансовой и бюджетной отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденному приказом Госказначейства от 24.01.12 г. № 44).
В расширенной версии статьи приведены подробные примеры со всеми формами и нюансами в данной теме. Материал взят из номера «Баланс-Бюджет» №21. http://balance.ua/balans_budget/detail.php?ID=49382

ИКК "Баланс-Клуб"

Адрес: Украина, 49047, г. Днепропетровск, переулок Станкостроительный, 4

Телефон/факс: (056) 370-44-25.
Сайт: www.balance.ua